Khoa học công nghệ

PPT là tên viết tắt của PowerPoint, một công cụ hỗ trợ làm slide trình chiếu rất thông dụng do Microsoft phát triển. Đây là phần mềm nằm trong bộ ứng dụng Office có chức năng thiết kế, chỉnh sửa và trình chiếu nội dung thuyết trình hiệu quả. Với PPT, người dùng có thể tạo ra các slide chưa văn bản, hình ảnh, video, âm thanh và các yếu tố đa phương tiện khác để truyền tải các thông tin một cách hiệu quả.

Khái niệm PPT là gì ắt hẳn không còn xa lạ với những người thường xuyên thiết kế bài thuyết trình

Thực tế khi sử dụng PowerPoint, nhiều người dùng vẫn chưa hiểu rõ về định dạng PTT là gì. Khái niệm file PPT được hiểu là một trong số các định dạng tệp trong Powerpoint, nó là viết tắt của PowerPoint Presentation. Dạng tệp PPT gồm các slide thuyết trình chứa văn bản, hình ảnh, âm thanh và các đối tượng khác.

Ngoài ra, phần mềm PowerPoint còn có các định dạng khác là PPTX, PPS và PPSX.

Với nhiều phiên bản được cập nhật mới, PPT luôn mang đến cho người dùng những trải nghiệm tốt với nhiều tính năng tiện ích, gia tăng sự sáng tạo trong thiết kế slide.

Người dùng nên tìm hiểu các tính năng nổi bật của PPT là gì để sử dụng công cụ hiệu quả

Đối với học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng và những người thường xuyên phải thuyết trình thì PowerPoint không phải là công cụ quá xa lạ. Với những ai mới tìm hiểu PPT là gì thì hãy tham khảo những ứng dụng tuyệt vời dưới đây của công cụ này.

Để sử dụng PowerPoint hiệu quả, người dùng cần chú ý những điều sau:

Khi đã hiểu về PPT là gì thì việc sử dụng công cụ này sẽ không quá khó khăn, ngay cả với người không am hiểu nhiều về công nghệ.

Trước tiên, bạn cần học cách mở một file PPT để có thể bắt đầu xem và chỉnh sửa. Người dùng có thể thao tác với file PPT ngay cả trên điện thoại và máy tính.

Người dùng có thể mở file dễ dàng trên máy tính với tính năng Open

Sau khi nắm rõ các khái niệm liên quan đến PPT là gì, người dùng cần biết thêm những thao tác cơ bản để sử dụng các tính năng của PowerPoint khi thiết kế bài thuyết trình.

Tạo file mới trong PPT

Tiến hành mở phần mềm PowerPoint và chọn Blank Presentation. Màn hình sẽ hiển thị một file mới để bạn bắt đầu chỉnh sửa theo ý muốn.

Để tạo file mới, người dùng mở phần mềm PowerPoint và chọn Blank Presentation

Chọn theme cho slide

Chọn mục Design trên thanh công cụ và chọn các mẫu nền có sẵn.

Chọn mục Design và chọn các mẫu có sẵn để thêm theme cho slide

Thêm một slide mới

Chọn Home -> Nháy vào mũi tên cạnh New Slide -> Chọn kiểu slide muốn thêm.

Người dùng thêm slide mới tại mục New Slide

Xóa một slide

Chọn slide muốn xóa rồi nhấn phím Delete trên bàn phím hoặc bấm chuột phải rồi chọn Delete Slide.

Thao tác xóa slide đơn giản với phím Delete hoặc bấm chuột phải chọn Delete slide

Nhân bản một slide

Nhấn chuột phải vào slide muốn nhân bản rồi chọn Duplicate Slide.

Để nhân bản slide, người dùng nhấn chuột phải vào slide muốn nhân bản rồi chọn Duplicate Slide

Thêm nội dung vào slide

Bước 1: Chọn Insert -> Textbox.

Chọn Insert rồi nhấn vào mục Textbox để chèn nội dung vào slide

Bước 2: Click vào vị trí cần chèn và gõ nội dung mong muốn.

Click vào vị trí cần chèn và gõ nội dung mong muốn

Định dạng văn bản trên slide

Chọn nội dung muốn định dạng, sau đó chọn Home và sử dụng các lệnh trong hộp thoại Font (cỡ chữ, font chữ, căn lề, kiểu chữ, ...).

Dùng các tính năng định dạng font chữ tển thanh công cụ để định dạng văn bản

Chèn hiệu ứng vào slide

Để chèn hiệu ứng cho đối tượng, tiến hành chọn đối tượng -> Chọn Animations trên thanh công cụ -> Chọn hiệu ứng phù hợp.

Dùng tính năng Animation để chèn hiệu ứng cho đối tượng

Để chèn hiệu ứng chuyển slide, tiến hành chọn slide muốn chèn -> Chọn Transitions trên thanh công cụ -> Chọn hiệu ứng.

Dùng tính năng Transistions để chèn hiệu ứng chuyển slide

Chèn hình ảnh trong slide

Có 2 cách để chèn hình ảnh trong slide.

Cách 1: Chọn slide cần chèn -> Insert -> Pictures -> Chọn thư mục ảnh -> Chọn ảnh cần chèn.

Các bước để chèn ảnh có sẵn trên thiết bị vào slide

Cách 2: Để chèn ảnh online, chọn Insert -> Picture -> Online Picture.

Các bước để chèn ảnh online vào slide

Sắp xếp slide trong PowerPoint

Để sắp xếp thứ tự các slide, người dùng nhấn giữ chuột vào slide muốn di chuyển và kéo đến vị trí mong muốn.

Kéo thả slide đến vị trí mong muốn để sắp xếp slide

Tạo Slide Master trong PowerPoint

Để tạo Slide Master chỉ cần thực hiện theo 2 bước sau.

Bước 1: Chọn View trên thanh công cụ -> Slide Master.

Chọn View trên thanh công cụ và chọn Slide Master

Bước 2: Thiết lập định dạng slide theo ý muốn và không nhập bất kỳ nội dung nào.

Thiết lập định dạng slide mong muốn

Thiết lập màn hình trình chiếu

Người dùng có thể thiết lập màn hình để trình chiếu theo 3 bước sau đây.

Bước 1: Chọn View -> Slide Master.

Chọn View rồi chọn mục Slide Master

Bước 2: Chọn Slide Size -> Chọn tỉ lệ phù hợp.

Chọn mục Slide Size rồi chọn tỷ lệ phù hợp

Bước 3: Chọn View -> Chọn Normal để trở lại màn hình chính.

Chọn View rồi nhấn vào Normal để trở lại màn hình chính

Trình chiếu slide 

Để trình chiếu slide từ trang đầu tiên, nhấn F5 hoặc chọn Slide Show -> Play from Start.

Các bước để trình chiếu slide từ trang đầu tiên

Để trình chiếu slide từ trang đang mở, nhấn Shift + F5 hoặc chọn Slide Show -> Play from Current Slide.

Các bước để trình chiếu slide từ trang đang mở

Cách lưu file PowerPoint

Chọn biểu tượng Save trên thanh công cụ rồi đặt tên file, chọn nơi lưu, chọn định dạng file rồi nhấn Save.

Cách lưu Slide cực đơn giản với tính năng Save

Nếu bạn thường xuyên gặp và không hiểu các thuật ngữ sau trong PPT là gì thì hãy lưu lại ngay:

Định dạng PPT cho phép người dùng chỉnh sửa dễ dàng, tuy nhiên bạn cần phải nắm rõ những ưu điểm và nhược điểm của định dạng này.

Chắc hẳn nhiều bạn vẫn chưa nắm hết những ưu điểm của định dạng PPT là gì trong suốt quá trình sử dụng.

Bên cạnh đó là một số nhược điểm thường gặp trên định dạng PPT.

Để đọc và chỉnh sửa file PPT một cách nhanh chóng và dễ dàng, người dùng nên sử dụng PowerPoint bản quyền tương ứng. Microsoft đã và đang phát triển nhiều gói phần mềm hỗ trợ làm việc chuyên nghiệp, trong đó có cả PowerPoint để người dùng kết hợp với Word, Excel, OneNote, Teams và Outlook. Người dùng có thể đăng ký tài khoản để được hỗ trợ chỉnh sửa dễ dàng.

Nếu chỉ cần xem file PPT mà không chỉnh sửa, PowerPoint Viewer sẽ là lựa chọn phù hợp. Ngoài ra, các phần mềm hỗ trợ đọc file PPT khác có thể tham khảo như Google Slides, Kingsoft Presentation và OpenOffice Impress.

Để sử dụng PowerPoint linh hoạt và hiệu quả nhất, bạn nên nắm được cách để chuyển file định dạng từ PPT sang các định dạng khác. Tham khảo các cách làm sau để biết thao tác chuyển sang file JPG, PNG, PDF, Video từ PPT là gì.

Nếu muốn chuyển các trang slide sang định dạng ảnh JPG, PNG, bạn hoàn toàn có thể thực hiện theo các bước sau.

Cách 1: Mở file PPT muốn chuyển đổi, nhấn chọn File -> Export -> Change File Type.

Mở file muốn chuyển đổi và chọn File để bắt đầu thay đổi định dạng

Tại mục Image File Types, người dùng chọn một trong hai định dạng JPG hoặc PNG sau đó nhấn Save As.

Chọn định dạng JPG hoặc PNG để chuyển đổi

Người dùng chọn không gian lưu trữ và chọn All Slides để chuyển đổi toàn bộ hoặc Just This One để chuyển một trang slide tùy chọn.

Cách 2: Người dùng chọn file PPT muốn chuyển đổi và nhấn tổ hợp Ctrl + Shift + S. Tại cửa sổ Save As, người dùng chọn định dạng file mong muốn tại tùy chọn Save as type, sau đó đặt tên cho file và nhấn Save.

Chuyển đổi file PPT sang file ảnh với tổ hợp phím Ctrl+Shift+S

Việc chuyển từ file PPT sang PDF khá đơn giản với 2 bước sau.

Bước 1: Mở file PPT muốn chuyển đổi trên thiết bị, chọn File -> Export -> Create PDF/XPS Document -> Create PDF/XPS.

Mở file PPT muốn chuyển đổi rồi chọn mục File để bắt đầu thao tác chuyển đổi

Bước 2: Tại cửa sổ hiển thị, tiến hành đặt tên file và chọn vị trí lưu. Tại mục Save As Type, người dùng chọn định dạng PDF và nhấn Publish.

Đặt tên file PDF và nhấn Publish để hoàn tất

Tương tự như các cách thực hiện trên, để chuyển file PPT sang dạng video bạn thực hiện theo các bước sau.

Bước 1: Mở file cần chuyển đổi, chọn File -> Save & Send -> Create a video.

Mở file PPT rồi chọn mục File để bắt đầu thao tác chuyển đổi

Bước 2: Tiếp theo, tại mục Don’t Use Recorded Timings and Narrations, người dùng lựa chọn Don’t Use Recorded Timings and Narrations để không ghi lời thuyết trình và thao tác chuột hoặc chọn Seconds to spend on each slide để điều chỉnh khoảng thời gian slide xuất hiện.

Bước 3: Sau khi ghi lại lời và chuyển động con trỏ, người dùng chọn Use Recorded Timings and Narrations. Sau đó chọn mục Create Video, đặt tên video và chọn vị trí lưu để hoàn tất.

Hoàn tất bước chuyển đổi file PPT sang dạng video

Nhiều người dùng vẫn chưa thực sự nắm được những nguyên tắc thiết kế chuyên nghiệp trong PPT là gì. Để tạo ra một bài thuyết trình ấn tượng và chuyên nghiệp thì người dùng nên ghi nhớ 6 nguyên tắc quan trọng trong thiết kế slide dưới đây.

Để sử dụng PowerPoint hiệu quả, ngoài việc hiểu rõ các quy tắc, cách sử dụng PPT là gì thì bạn nên ghi nhớ các phím tắt tiện lợi sau.

PPT là công cụ tuyệt vời mà Microsoft phát triển để hỗ trợ đắc lực cho công việc thuyết trình của người dùng. Hiểu rõ về file PPT là gì và các nguyên tắc khi thiết kế PowerPoint sẽ giúp người sáng tạo bài thuyết trình làm chủ công cụ, tạo ra những slide chuyên nghiệp, hỗ trợ hiệu quả trong quá trình học tập và làm việc.